Кейс: в digital-агентстве MGCom развернута система управления офисом на базе Qbic и UnSpot

MGCom — одно из ведущих российских агентств в сфере performance-маркетинга, специализирующееся на контекстной и медийной рекламе, аналитике, медиапланировании, проведении маркетинговых кампаний, SMM и SEO.

К началу 2025 года штат компании вырос до 1800 сотрудников. Разместить такое количество сотрудников в 5-этажном офисе на Цветном бульваре удалось только благодаря организации гибридного формата работы.

Чтобы сделать работу сотрудников на "гибриде" максимально удобной и эффективно использовать все рабочее пространство, команда MGCom внедрила систему управления офисом. В такой системе сотрудники могут самостоятельно бронировать офисные ресурсы, а руководители — отслеживать важные для них показатели: загруженность офиса, посещаемость, тепловые карты бронирований и многое другое.

Сейчас сотрудники MGCom могут самостоятельно планировать график посещений офиса и в два клика бронировать рабочие столы, парковочные места, переговорные комнаты и индивидуальные акустические кабинки. Это можно сделать как с мобильного телефона через приложение, так и с компьютера.

Использование современных цифровых инструментов управления не только повысило личную продуктивность сотрудников, но и улучшило их опыт взаимодействия с офисом. Например, теперь поиск свободной переговорной комнаты занимает всего несколько секунд, тогда как раньше это могло отнимать от 5 до 10 минут.

На этом в MGCom не остановились. Чтобы еще больше упростить процесс бронирования переговорных, которых в компании 29, перед входом в комнаты были установлены сенсорные панельные ПК Qbic TD-1060 Slim. На них было развернуто приложение, синхронизированное с системой управления офисом. Оно отображает актуальное расписание каждой комнаты и имеет цветовую индикацию, позволяющую понять, свободна ли сейчас комната, занята или в ней скоро начнется встреча.

С дисплея любой сотрудник может в несколько кликов забронировать переговорную, продлить встречу или отменить ее, если она завершилась раньше. Чтобы избежать "фантомных" бронирований, была включена настройка Check-in: за несколько минут до начала встречи нужно отсканировать QR-код на дисплее с помощью мобильного телефона любого из участников, чтобы подтвердить, что встреча состоится. Если этого не сделать, бронирование автоматически отменяется, и комната снова становится доступной для всех.

Сенсорные планшеты Qbic были закреплены на стеклянных перегородках с помощью двухстороннего скотча 3M, который входит в комплект поставки. С обратной стороны крепление выглядит аккуратно и надежно — это видно на фото ниже.

Для некоторых переговорных действуют специальные правила. Например, можно забронировать кабинет директора, когда его нет в офисе. После того, как комната забронирована, запрос отправляется в мобильное приложение директора, и он может как подтвердить, так и отклонить бронирование.

По состоянию на январь 2025 года сенсорные дисплеи в офисе MGCom пока установлены только в 8 переговорных. На подходе — еще 2 переговорные. В конечном счете планируется оснастить дисплеями все помещения для встреч.

В компании все переговорные комнаты различаются по оснащению. Чтобы сотрудник мог быстро найти подходящее ему помещение, в системе бронирования предусмотрены фильтры. Это помогает отобразить расписание только тех переговорных, в которых есть необходимое оборудование: экран, флипчарт, интерактивная доска, переговорное устройство и пр.

Есть небольшие комнаты для обычных устных переговоров, в которых решаются повседневные вопросы.

Есть переговорные с экраном, на который можно транслировать изображение с компьютера или мобильного телефона. Обычно такие комнаты используются для мозговых штурмов с командой проекта.

Есть VIP-комнаты с комфортными креслами и ВКС-системой. В них проводят встречи с заказчиками и клиентами компании, когда обсуждают запуск нового проекта.

В офисе MGCom также оборудовано более 80 вентилируемых стеклянных кабинок. В них можно уединиться и работать со своим ноутбуком, чтобы избежать отвлекающих факторов, например, при проведении отчетной встречи с клиентом.

Компания MGCom заботится о комфортной рабочей среде. В офисе есть корпоративный спортзал, уютная столовая и комната отдыха для сотрудников, где можно расслабиться и восстановить силы.

В свободное время сотрудники занимаются фитнесом, посещают кружок авиамоделирования и даже играют в собственном рок-бэнде. Репетиции проходят по пятницам, и любой желающий может заглянуть и послушать музыку вживую.

Для управления гибридным офисом MGCom была выбрана система UnSpot. Мы попросили детально рассказать об этом проекте Ольгу Костикову, директора по развитию бизнеса в UnSpot.

Ольга, мы знаем, что компания MGCom очень тщательно подходит к выбору поставщиков услуг. На этапе пилотного тестирования рассматривались разные отечественные и иностранные системы управления офисом. Почему выбрали именно UnSpot?

Да, мы действительно присоединились к работе над проектом, когда компания MGCom уже закупила тестовые лицензии конкурентов. Но функциональные возможности этого ПО и качество технической поддержки заказчика не удовлетворили.

Наше приложение оказалось на порядок более user-friendly. Например, специалисты компании MGCom после получения доступа к тестовому аккаунту сами за несколько минут подключили систему к своему корпоративному календарю, и синхронизация расписания сразу же заработала.

Нашим специалистам техподдержки даже не понадобилось оказывать какую-либо помощь в настройке. Клиент самостоятельно разобрался в принципах работы ПО без сложных мануалов и обучающих курсов. Быстрый результат — ключ к успеху!

Что интересно, обычно в рамках пакета мы предлагаем услуги нашего дизайнера, который создает план офиса по предоставленным фотографиям или плану БТИ. Этот план загружается в систему, и на нем мы расставляем столы, переговорные и другие офисные ресурсы. Но интерфейс административной части в системе UnSpot оказался настолько понятным, что заказчик справился своими силами.

Какие сервисы наиболее востребованы в компании MGCom?

MGCom смотрит в будущее и стремится сделать офис действительно удобным для работы. Наиболее востребованы бронирование hot desk, закрепленные рабочие места по определенным дням, бронируемые переговорные, парковки и места в учебном классе.

Какие планы по развитию данного проекта?

Планируется установка локеров с электронными замками и внедрение сервиса для их бронирования, чтобы сделать офис еще более удобным для сотрудников. Они смогут быстро находить и бронировать свободные ящики для хранения личных вещей, открывая их с мобильного телефона без необходимости носить с собой ключи. Например, можно держать там сменную одежду или обувь, а не носить ее каждый день на работу, либо оставлять важные документы нужному сотруднику и открывать ящик по его запросу.

Для переговорных комнат будет реализована возможность заранее заказывать необходимое оборудование, если вам чего-то не хватает для встречи. Например, вы проводите встречу с важным заказчиком и можете попросить установить проектор для демонстрации. Или, банально, попросить приготовить кофе, чтобы к моменту вашего прихода с клиентом в переговорную на столе стояли кружки с горячим напитком.

Также будет установлен большой сенсорный экран с дашбордом на входе в офис, отображающий занятость переговорных на всех этажах, интерактивную карту офиса и расписание всех коллег с возможностью поиска по ФИО. Для новых сотрудников и стажеров это станет дополнительной точкой взаимодействия с офисной инфраструктурой, помогая быстрее адаптироваться, ориентироваться в пространстве, находить нужных коллег, отделы и даже места для парковки.

Какие новые возможности ПО UnSpot появятся в 2025 году?

В дополнение к интерактивной карте офиса, бронированию офисов, локеров и паркинга мы планируем развивать Room-сервисы. Наша задача — повысить комфорт в целом.

Также планируем доработать интеграцию со СКУД, реализовать бесшовный RFID и определение положения сотрудника по Wi-Fi — это будет "киллер-фича". А еще мы выпустим новый программный модуль Visitor Manager, через который сотрудники смогут в несколько кликов заказывать пропуск гостям для прохода через турникеты, не обращаясь к администратору. Это удобно и экономит кучу времени.

И последнее — объекты на интерактивной карте, с которыми можно взаимодействовать. Например, можно будет создавать заявки о неисправностях и следить за их исполнением, читать инструкции, как пользоваться оборудованием.

Аналитика в системе также будет доработана. Можно будет выгружать не только тепловую карту занятости объектов бронирования, но и делать выборку по каждому конкретному сотруднику. Например, Алексей Иванов имеет закрепленное место 155, но приходит в офис 2 или 3 раза в неделю. Тогда в дни, когда он работает в режиме out of office, было бы логично это место у него забрать.

Благодарим за интересную беседу! Желаем удачи в реализации планов!

Проект реализован при активном участии компании НАГ, оказавшей поддержку в выборе решения и интеграции.

Реализуйте проекты на решениях Qbic с использованием ПО UnSpot! Становитесь партнером компании АйПиМатика!